Gemeentearchief
Veel van wat de gemeente doet moet een tijd bewaard worden. Vaak 1 of meerdere jaren. Een klein deel van wat de gemeente doet moet altijd bewaard blijven. Alle documenten die de gemeente bewaart heten samen het gemeentearchief. Het gemeentearchief is verspreid over meerdere gebouwen.
Een groot deel van het gemeentearchief is openbaar, maar er zijn ook documenten of gegevens daarvan die u niet kunt bekijken. In de meeste gevallen worden documenten uit het gemeentearchief openbaar na 20 jaar. Voor het archief van de burgerlijke stand is dit minimaal 50 jaar. Bij het bevolkingsregister gelden er verschillende regels die bepalen of een stuk (volledig) openbaar is. Deze regels gelden om de privacy van mensen te beschermen.
Het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) bewaart het archief van de gemeente dat ouder is dan 20 jaar. Op de website van het Streekarchief kunt u documenten opzoeken. Sommige documenten zijn digitaal beschikbaar en kunt u direct bekijken. Als documenten (nog) niet digitaal beschikbaar zijn, kunt u die opvragen via de website van het Streekarchief, en bekijken op de studiezaal in de Chocoladefabriek.
Documenten die nog geen 20 jaar oud zijn bewaart de gemeente zelf. Sommige van deze documenten zijn openbaar en andere niet. Kijk voor meer informatie op de pagina Woo-verzoek. U vindt daar meer informatie over openbare documenten. Ook kunt u informatie aanvragen van documenten die niet openbaar zijn door een verzoek te doen op basis van de Wet open overheid (Woo). Dit heet een Woo-verzoek.
Er zijn een paar uitzonderingen:
- het archief met bouwtekeningen en bouwplannen
- het archief van de burgerlijke stand
- het archief van het bevolkingsregister
De tekeningen en documenten van bouwplannen tot 2013 liggen bij het Streekarchief Midden-Holland (SAMH). Deze tekeningen en documenten kunt u opvragen via de website van het Streekarchief, en bekijken op de studiezaal in de Chocoladefabriek.
Tekeningen en documenten vanaf 2013 kunt u bij ons opvragen. Kijk voor meer informatie op de pagina Bouwtekening.
De volgende documenten uit het archief van de burgerlijke stand bewaart de gemeente:
- Geboorteakten, van 100 jaar geleden tot nu.
- Huwelijksakten, van 75 jaar geleden tot nu.
- Overlijdensakten, van 50 jaar geleden tot nu.
- Echtscheidingsregister, van 75 jaar geleden tot nu.
Dit deel van het archief van de burgerlijke stand is niet openbaar. Maar misschien mag u wel een afschrift of uittreksel aanvragen. Kijk voor meer informatie op de pagina Afschrift of uittreksel burgerlijke stand.
Het oudere deel van het archief van de burgerlijke stand bewaart het Streekarchief Midden-Holland (SAMH). Documenten uit dit deel van het archief kunt u opvragen via de website van het Streekarchief, en bekijken op de studiezaal in de Chocoladefabriek.
Tegenwoordig staan de persoonsgegevens van iedereen die in Gouda woont digitaal in de Basisregistratie Personen. Tot 1994 stonden deze gegevens op papier in het bevolkingsregister.
Het bevolkingsregister is gedeeltelijk openbaar. De openbare documenten kunt u opvragen via de website van bij het Streekarchief Midden-Holland (SAMH), en bekijken op de studiezaal in de Chocoladefabriek.