Handleiding subsidie innovatie en ontwikkeling in kunst en cultuur
U wilt een aanvraag indienen voor de subsidie innovatie en ontwikkeling in kunst en cultuur van gemeente Gouda. Op deze pagina vindt u tips voor uw 1. projectplan, 2. planning, 3. presentatie- of communicatieplan en 4. begroting.
Past uw project bij deze subsidie?
Voordat u begint, is het belangrijk om te weten of uw idee of project past bij deze subsidie. Lees daarom eerst de hele subsidieregeling goed door. Hierin vindt u alle voorwaarden en de punten waarop wordt gelet bij de beoordeling. Ook vindt u hier een lijst voor welke projecten en kosten u géén subsidie kunt aanvragen. Bij twijfels of vragen, neem gerust contact op met gemeente@gouda.nl of bel met 14 0182 .
Begin op tijd!
Het kost meestal veel tijd om een goede aanvraag te schrijven. U moet uw aanvraag vóór de deadline (laatste datum waarop u een aanvraag kunt indienen) via het online aanvraagsysteem compleet inleveren. De deadline vindt u op www.gouda.nl/subsidiecultuur.
Waaruit bestaat uw aanvraag?
Een complete aanvraag, het liefst in het Nederlands, bestaat uit:
- Een ingevuld aanvraagformulier; deze vindt u in het online aanvraagsysteem.
- Een projectplan met ten minste uw motivatie en een beschrijving van het doel van het project, waarom dit project belangrijk is voor Gouda, de geplande activiteit(en), het plan van aanpak, de locatie(s), de gewenste doelgroepen, de betrokken deskundigheid en samenwerkingspartners (maximaal 10 pagina’s);
- Een begroting van alle kosten en inkomsten. Hierbij legt u uit voor welke kosten u de subsidie aanvraagt en hoe u de Fair Practice Code gebruikt en als dit voor uw project geldt, hoe ver u bent met de cofinanciering (maximaal 2 pagina’s);
- Een planning (maximaal 1 pagina);
- Een presentatie- of communicatieplan (maximaal 1 pagina);
- Een korte biografie van iedereen die aan het project meewerkt (maximaal 2 pagina’s);
- Als dit voor uw project geldt, een intentieverklaring of samenwerkingsovereenkomst;
- Als dit voor uw project geldt, uw portfolio (maximaal 8 pagina’s);
- Als dit voor uw project geldt, een synopsis en/of scenario;
- Indien u de aanvraag niet kunt indienen via e-Herkenning, een digitaal KvK-uittreksel van maximaal 1 jaar oud. Dit hoeft alleen niet als u een organisatie heeft in Gouda en een aanvraag indient via e-Herkenning.
Let op: Behalve het aanvraagformulier delen we alle documenten die u meestuurt met adviseurs van buiten de gemeente Gouda. Deel hierin daarom geen persoonsgegevens.
1. Projectplan
Het projectplan is de kern van uw aanvraag. Beschrijf uw project zo duidelijk en concreet mogelijk, maar wees ook eerlijk. Mocht u iets nog niet weten, geef dan een aantal mogelijke opties.
In uw projectplan moet u informatie geven over:
- Uw motivatie. Laat uw enthousiasme zien!
- Het doel van het project.
- Waarom dit project belangrijk is voor Gouda en haar inwoners.
- Waarom dit project artistiek vernieuwend is.
- De geplande activiteit(en). Denk hierbij ook aan de voorbereiding en evaluatie (achteraf bekijken/bespreken hoe het project is verlopen en wat er beter kan).
- Het plan van aanpak. Waarom deze vorm? Is dit haalbaar? Wat zijn de verwachte resultaten?
- De locatie(s). Welke locatie(s) passen goed bij het doel en de doelgroep(en)? Kunt u al een beeld geven van hoe het project er uit zal zien?
- Voor wie het project bedoeld is. Zijn zij hierbij ook zelf betrokken? In het communicatieplan vertelt u hoe u deze groep mensen wilt bereiken.
- De betrokken deskundigheid en samenwerkingspartners. Welke kennis en/of ervaring is nodig voor een goed resultaat? Dit kunnen partners zijn binnen, maar ook buiten het culturele veld. Beschrijf van deze (mogelijke) partners zijn/haar rol binnen het project.
Uw projectplan mag maximaal 10 pagina’s zijn en telt maximaal 8 MB als pdf-bestand. Wanneer u een voorblad en/of inhoudsopgave toevoegt (niet verplicht), dan wordt dit meegeteld.
Tips:
- Check of er geen herhalingen zitten in de tekst.
- Gebruik tussenkopjes.
- Versterk uw motivatie en ideeën met bronnen (bijvoorbeeld artikelen, onderzoeken en voorbeelden). Gebruik in de tekst digitale links om hiernaar te verwijzen.
- Maak naast tekst gebruik van beelden (bijvoorbeeld foto’s, video’s, een voorbeeldontwerp, kaarten en grafieken). Zo kunt u alvast een idee geven van hoe het project eruit komt te zien.
- Laat uw projectplan vooraf aan iemand anders lezen. Het vinden van financiering is een vak en het schrijven van een aanvraag is meestal niet makkelijk. Wees niet bang voor reacties!
- U kunt tot 2 weken voor de deadline een conceptplan mailen naar cultuur@gouda.nl voor tips. Deze tips geven geen garantie dat u ook de subsidie ontvangt.
2. Planning
In de planning geeft u aan wat de stappen zijn binnen het project en hoe lang dit duurt. Denk goed na of de tijd voldoende en haalbaar is.
Let hierbij op:
- De activiteiten waarvoor deze subsidie wordt aangevraagd mogen niet eerder beginnen dan de datum van de bekendmaking van de subsidie. De exacte datum van de bekendmaking kunt u vinden op de webpagina van de subsidie. Dit is maximaal 10 weken na de einddatum.
- De activiteiten moeten binnen 3 maanden na de bekendmaking van de subsidie starten.
- De einddatum van het project is maximaal 1 jaar na de startdatum.
De planning is maximaal 1 pagina en moet als pdf-bestand worden ingediend.
3. Presentatie- of communicatieplan
In het presentatie- of communicatieplan denkt u na over:
- Voor wie organiseert u dit project? En waarom? Beschrijf deze groep mensen.
- Hoe bereikt u deze mensen? Denk bijvoorbeeld aan de partners, de locatie(s), het moment waarop het project gehouden wordt, de prijs en de offline en online communicatiemiddelen.
- Hoeveel mensen wilt of verwacht u te bereiken?
- Op welke manier kunt u uw (tussentijdse) resultaten en ervaring ook met anderen delen? Denk aan bijvoorbeeld een presentatie, evenement, website, video, artikel of publicatie.
- Welk budget heeft u hiervoor nodig?
Het presentatie- of communicatieplan is maximaal 1 pagina en moet als pdf-bestand worden ingediend.
4. Begroting
Een aantal punten om op te letten:
- Maak de begroting in hele euro’s.
- De totale kosten en totale inkomsten moeten uitkomen op hetzelfde bedrag.
- Geef in de begroting aan voor welke kosten u subsidie aanvraagt. Bijvoorbeeld met een kleur.
- Check in de subsidieregeling voor welke kosten u deze subsidie wel/niet kunt aanvragen.
- U kunt geen subsidie aanvragen voor ‘onvoorziene’ kosten.
- U kunt geen subsidie aanvragen voor gemaakte kosten vóór bekendmaking van de subsidie.
- U kunt geen subsidie aanvragen voor reguliere activiteiten van de organisatie.
- Kosten van € 2.500,- en hoger in de begroting moeten worden uitgesplitst en/of toegelicht.
- Check vooraf goed met een financieel adviseur of belastinginspecteur of u de begroting inclusief of exclusief btw moet opstellen. Dit hangt af van het soort project en of u wel/niet btw-plichtig bent.
- Bij de aanvraag van een startsubsidie: een startsubsidie is maximaal € 5.000,- en kunt u aanvragen voor een onderzoek of proef/oefening van het project. Cofinanciering is bij een startsubsidie niet verplicht. Cofinanciering betekent dat verschillende mensen of groepen geld bij elkaar leggen om iets te betalen of te doen.
- Bij de aanvraag van een subsidie voor een standaard project is cofinanciering verplicht. De mogelijkheden hiervoor hangen af van het soort project en de organisatie. Het is in ieder geval belangrijk om duidelijk te laten zien dat u naar cofinanciering heeft gezocht. Denk bijvoorbeeld aan fondsen, sponsoring, donaties, crowdfunding, ticketinkomsten, horeca, cofinanciering in natura (bijvoorbeeld een locatie, materiaal, vrijwilligers, kennis, communicatie) en een eigen bijdrage.
- Het aangevraagde subsidiebedrag kan niet later worden verhoogd. Denk hier goed over na.
Leg onder de begroting uit:
- Hoe u de culturele Fair Practice Code gebruikt (verplicht). Op de website van de Kunstenbond kunt u voor cultuurprofessionals het minimum uurloon checken via een tariefchecker.
- Hoe ver u bent met de cofinanciering. Vermeld hierbij: toegezegd ja/nee en datum bekendmaking toekenning.
De begroting is maximaal 2 pagina’s en moet als pdf-bestand worden ingediend.
Hieronder vindt u een voorbeeld voor het maken van een begroting van de kosten en inkomsten. U mag natuurlijk ook een ander model gebruiken.
| Kosten | Omschrijving | Uren/aantal | Tarief (€) | Bedrag (€) |
|---|---|---|---|---|
| Medewerker A (activiteit) | € | € | ||
| Medewerker B (activiteit) | € | € | ||
| Medewerker C (activiteit) | € | € | ||
| Enzovoort | € | € | ||
| Materiële kosten, zoals: | ||||
| Locatie (huur, catering, enzovoort) | € | € | ||
| Materialen | € | € | ||
| Reiskosten | € | € | ||
| Verblijf | € | € | ||
| Communicatiemiddelen (offline en/of online) | € | € | ||
| Drukkosten | € | € | ||
| Onderzoek | € | € | ||
| Eventuele aanvraag vergunningen | € | € | ||
| Enzovoort | € | € | ||
| Totale kosten Incl. of excl. BTW (check dit met uw financieel adviseur) Leg hieronder uit hoe u de Fair Practice Code gebruikt: | € |
| Inkomsten | Bij sponsoring, donaties, fondsen en in natura: Toegezegd ja/nee en indien nee, wanneer is dit bekend? | Bedrag (€) |
|---|---|---|
| Ticketinkomsten (noem hier het verwachte aantal x tarief (€)) | € | |
| Horeca inkomsten | € | |
| Sponsoring | € | |
| Donaties | € | |
| Fonds A (naam) | € | |
| Fonds B (naam) | € | |
| Cofinanciering in natura. Bijvoorbeeld een locatie, materiaal, vrijwilligers, communicatie, kennis. Voeg een heldere omschrijving toe. | € | |
| Overige inkomsten | € | |
| Eigen bijdrage | € | |
| Aanvraag subsidie Cultuur: Innovatie & Ontwikkeling van de gemeente Gouda | € | |
| Totale inkomsten Dit bedrag is gelijk aan de totale kosten | € |