Zoom als vergadertool

De coronacrisis heeft ook voor de gemeentelijke organisatie de nodige consequenties. De medewerkers van de gemeente werken zo veel mogelijk thuis, en daarvoor was een vergadertool nodig. In Gouda wordt gewerkt met de vergadertool Zoom.

De gemeente Gouda maakt gebruik van de betaalde versie van Zoom. Deze versie is op een aantal punten wezenlijk anders dan de onbetaalde variant. Een van de verschillen is dat de ICT- afdeling van de gemeente nu de tool beheert, terwijl dit bij de onbetaalde variant door de gebruiker zelf gedaan wordt. Dit geeft de gemeente de mogelijkheid om bijvoorbeeld bepaalde functionaliteiten uit te schakelen en andere maatregelen te treffen.

Veelgestelde vragen

Voldoet Zoom.us aan de AVG?

Ja Zoom.us voldoet aan Europese variant de GDPR. Zoom.us verzamelt wel gegevens om de gebruikerservaring te verbeteren, zoals gegevens van het profiel van de gebruiker. De gemeente heeft dit ondervangen door zo min mogelijk gegevens in de velden vast te leggen. Alleen gegevens van de gemeente worden vastgelegd, aangezien de gemeente de Zoom meetings initieert. 

Kan een organisator een meeting opnemen?

Nee, dit staat standaard uitgeschakeld. Medewerkers van de gemeente hebben niet de mogelijkheid dit zelf in te schakelen.

Kan een niet uitgenodigde persoon meekijken met een Zoom meeting?

Nee, want iedere vergadering wordt standaard voorzien van een wachtwoord. Naast dat de deelnemer de hyperlink of het 'Meeting ID' moet weten, moet de deelnemer ook de beschikking hebben over een wachtwoord. Het is uiteraard wel van belang deze gegevens niet te delen met anderen. 

Kan de gemeente Gouda meekijken op het apparaat dat gebruikt wordt?

Nee, de medewerkers van de gemeente hebben niet de mogelijkheid om op uw apparaat andere zaken te zien dan de digitale vergadering. 

De gemeente is van mening dat er op deze wijze afdoende maatregelen genomen zijn ten behoeve van de informatiebeveiliging. Ook de Informatiebeveiligingsdienst (IBD), een adviesorgaan voor de overheid met betrekking tot dit soort aangelegenheden, staat niet negatief tegenover het gebruik van Zoom, mits goed beheerd. 

15 april 2020